¿Qué es la Secretaría Técnica de un evento?

Cualquier Evento, ya sea grande o pequeño, necesita una organización previa para conseguir que éste se realice de manera exitosa; ahí entra en juego el papel de la Secretaría Técnica.

Pero cuando hablamos de un evento grande, como puede ser un congreso, el trabajo comienza con mucha más antelación. Para facilitar el trabajo se crean diferentes grupos de trabajos dependiendo de las áreas a desarrollar, entre ellos destaca la Secretaria Técnica.

La Secretaria Técnica es el intermediario entre la institución organizadora y los asistentes al mismo.

Los miembros de la Secretaría Técnica tienen las siguientes funciones:

  • Hacer propuestas de la sede. Una vez elegida la sede reservarla y contratar los espacios más adecuados.

  • Elaborar bases de datos para el envío de las invitaciones, la información necesaria y las inscripciones.
  • Crear la imagen del evento.
  • Diseñar programas, invitaciones, acreditaciones, cartelería…
  • Hacer un control y seguimiento de inscripciones.

    

  • Buscar patrocinadores y colaboradores. 
  • Contratar y gestionar proveedores.
  • Coordinación de azafatas.
  • Coordinación de los desplazamientos el día del evento.
  • Gestionar la logística, los montajes y desmontajes
  • Crear y adecuar el protocolo a las autoridades que acuden al acto.
  • Gestionar el gabinete de prensa.
  • Creación y entrega de las acreditaciones, documentación y los certificados de asistencia.
  • Contactar a los ponentes del Congreso y organizarles su viaje para asistir al mismo, alojamiento y demás necesidades.
  • Recepcionar los Abstracts del Congreso y elaborar el Libro de Abstracts.
  • Crear un programa social paralelo que complemente al programa científico enriqueciéndolo con visitas culturales a la ciudad sede del congreso, actividades lúdicas que permitan conocer la cultura de la ciudad sede del congreso, cena de gala como broche final al Congreso, etc…

 

¿Imaginabas que la Secretaría Técnica tenía un trabajo tan complejo y que el éxito de un Congreso depende de su trabajo en gran medida?

 

Responder

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión /  Cambiar )

Google photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google. Cerrar sesión /  Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión /  Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión /  Cambiar )

Conectando a %s