¿Por qué necesito una estrategia de eventos?

Hoy en día, las empresas y entidades destinan parte de su presupuesto a la organización de un evento, por eso, se debe de crear una estrategia que justifique ese gasto y consiga rentabilizar la inversión. Los eventos deben de transmitir los valores de una marca, describir un producto…así que es necesario que exista una coherencia dentro de las compañías que identifique a sus eventos como propios. Es por eso que es necesaria una estrategia de eventos.
En la actualidad, los eventos se han convertido en una acción de Comunicación y como herramienta estratégica, deben de cumplir unos objetivos empresariales. Se debe identificar los objetivos, crear una planificación y construir un equipo que los consiga.
No todos los eventos son iguales, así pues, en la estrategia corporativa cada tipo de evento se regirá por una estrategia distinta dependiendo si es la celebración de un aniversario, la presentación de un nuevo producto, la celebración de la colaboración entre entidades… y según el tipo de evento también hay que diferenciar quienes son los clientes principales de cada uno y qué experiencia debe vivir cada stakeholder para llegar a conseguir cada objetivo.
Siguiendo lo expuesto en los anteriores párrafos, está claro que la manera de ver la organización de eventos ha evolucionado. Dejamos a un lado el protocolo más regio, formal y estricto para crear eventos que acerquen experiencias a los clientes finales. Crear una conexión con clientes, proveedores, influencers es posible con la creación de un evento que exhiba la estrategia de marca.
A continuación os damos tres ejemplos de eventos que mejoran la imagen de marca (branding) y la comunicación desde el punto de vista empresarial.

Día de puertas abiertas: El objetivo es que los diferentes stakeholders conozcan de manera más cercana tu producto.

Presentación para medios: los asistentes son periodistas y medios especializados y bloggers que conocerán nuestros productos o servicios. Su opinión y valoración siempre será importante y si esta es positiva conseguiremos mucha más notoriedad entre nuestro cliente final.

Taller promocional: es una buena forma de generar interacción y engagement. Se busca principalmente la promoción de un producto o servicio con los clientes. Este eventos consigue mucho más impacto al poder los clientes probar nuestro producto o servicio.

                                    

¿Qué es la Secretaría Técnica de un evento?

Cualquier Evento, ya sea grande o pequeño, necesita una organización previa para conseguir que éste se realice de manera exitosa; ahí entra en juego el papel de la Secretaría Técnica.

Pero cuando hablamos de un evento grande, como puede ser un congreso, el trabajo comienza con mucha más antelación. Para facilitar el trabajo se crean diferentes grupos de trabajos dependiendo de las áreas a desarrollar, entre ellos destaca la Secretaria Técnica.

La Secretaria Técnica es el intermediario entre la institución organizadora y los asistentes al mismo.

Los miembros de la Secretaría Técnica tienen las siguientes funciones:

  • Hacer propuestas de la sede. Una vez elegida la sede reservarla y contratar los espacios más adecuados.

  • Elaborar bases de datos para el envío de las invitaciones, la información necesaria y las inscripciones.
  • Crear la imagen del evento.
  • Diseñar programas, invitaciones, acreditaciones, cartelería…
  • Hacer un control y seguimiento de inscripciones.

    

  • Buscar patrocinadores y colaboradores. 
  • Contratar y gestionar proveedores.
  • Coordinación de azafatas.
  • Coordinación de los desplazamientos el día del evento.
  • Gestionar la logística, los montajes y desmontajes
  • Crear y adecuar el protocolo a las autoridades que acuden al acto.
  • Gestionar el gabinete de prensa.
  • Creación y entrega de las acreditaciones, documentación y los certificados de asistencia.
  • Contactar a los ponentes del Congreso y organizarles su viaje para asistir al mismo, alojamiento y demás necesidades.
  • Recepcionar los Abstracts del Congreso y elaborar el Libro de Abstracts.
  • Crear un programa social paralelo que complemente al programa científico enriqueciéndolo con visitas culturales a la ciudad sede del congreso, actividades lúdicas que permitan conocer la cultura de la ciudad sede del congreso, cena de gala como broche final al Congreso, etc…

 

¿Imaginabas que la Secretaría Técnica tenía un trabajo tan complejo y que el éxito de un Congreso depende de su trabajo en gran medida?