¿Por qué necesito una estrategia de eventos?

Hoy en día, las empresas y entidades destinan parte de su presupuesto a la organización de un evento, por eso, se debe de crear una estrategia que justifique ese gasto y consiga rentabilizar la inversión. Los eventos deben de transmitir los valores de una marca, describir un producto…así que es necesario que exista una coherencia dentro de las compañías que identifique a sus eventos como propios. Es por eso que es necesaria una estrategia de eventos.
En la actualidad, los eventos se han convertido en una acción de Comunicación y como herramienta estratégica, deben de cumplir unos objetivos empresariales. Se debe identificar los objetivos, crear una planificación y construir un equipo que los consiga.
No todos los eventos son iguales, así pues, en la estrategia corporativa cada tipo de evento se regirá por una estrategia distinta dependiendo si es la celebración de un aniversario, la presentación de un nuevo producto, la celebración de la colaboración entre entidades… y según el tipo de evento también hay que diferenciar quienes son los clientes principales de cada uno y qué experiencia debe vivir cada stakeholder para llegar a conseguir cada objetivo.
Siguiendo lo expuesto en los anteriores párrafos, está claro que la manera de ver la organización de eventos ha evolucionado. Dejamos a un lado el protocolo más regio, formal y estricto para crear eventos que acerquen experiencias a los clientes finales. Crear una conexión con clientes, proveedores, influencers es posible con la creación de un evento que exhiba la estrategia de marca.
A continuación os damos tres ejemplos de eventos que mejoran la imagen de marca (branding) y la comunicación desde el punto de vista empresarial.

Día de puertas abiertas: El objetivo es que los diferentes stakeholders conozcan de manera más cercana tu producto.

Presentación para medios: los asistentes son periodistas y medios especializados y bloggers que conocerán nuestros productos o servicios. Su opinión y valoración siempre será importante y si esta es positiva conseguiremos mucha más notoriedad entre nuestro cliente final.

Taller promocional: es una buena forma de generar interacción y engagement. Se busca principalmente la promoción de un producto o servicio con los clientes. Este eventos consigue mucho más impacto al poder los clientes probar nuestro producto o servicio.

                                    

¿Qué es la Secretaría Técnica de un evento?

Cualquier Evento, ya sea grande o pequeño, necesita una organización previa para conseguir que éste se realice de manera exitosa; ahí entra en juego el papel de la Secretaría Técnica.

Pero cuando hablamos de un evento grande, como puede ser un congreso, el trabajo comienza con mucha más antelación. Para facilitar el trabajo se crean diferentes grupos de trabajos dependiendo de las áreas a desarrollar, entre ellos destaca la Secretaria Técnica.

La Secretaria Técnica es el intermediario entre la institución organizadora y los asistentes al mismo.

Los miembros de la Secretaría Técnica tienen las siguientes funciones:

  • Hacer propuestas de la sede. Una vez elegida la sede reservarla y contratar los espacios más adecuados.

  • Elaborar bases de datos para el envío de las invitaciones, la información necesaria y las inscripciones.
  • Crear la imagen del evento.
  • Diseñar programas, invitaciones, acreditaciones, cartelería…
  • Hacer un control y seguimiento de inscripciones.

    

  • Buscar patrocinadores y colaboradores. 
  • Contratar y gestionar proveedores.
  • Coordinación de azafatas.
  • Coordinación de los desplazamientos el día del evento.
  • Gestionar la logística, los montajes y desmontajes
  • Crear y adecuar el protocolo a las autoridades que acuden al acto.
  • Gestionar el gabinete de prensa.
  • Creación y entrega de las acreditaciones, documentación y los certificados de asistencia.
  • Contactar a los ponentes del Congreso y organizarles su viaje para asistir al mismo, alojamiento y demás necesidades.
  • Recepcionar los Abstracts del Congreso y elaborar el Libro de Abstracts.
  • Crear un programa social paralelo que complemente al programa científico enriqueciéndolo con visitas culturales a la ciudad sede del congreso, actividades lúdicas que permitan conocer la cultura de la ciudad sede del congreso, cena de gala como broche final al Congreso, etc…

 

¿Imaginabas que la Secretaría Técnica tenía un trabajo tan complejo y que el éxito de un Congreso depende de su trabajo en gran medida?

 

Protocolo social: ¿ De qué hablar en la mesa?

Iniciar una conversación  con alguien a quien conocemos no suele resultar una tarea demasiado difícil. El problema puede surgir cuando tenemos que coincidir con personas que no conocemos y debemos entablar una conversación, pero, ¿sobre qué tema?

La conversación en una reunión social debe centrarse en temas más generales y de interés común para todos. Sin embargo, existen una serie de temas que no deberían sacarse en conversaciones.

protocolo-social

Se debe evitar entrar en polémicas, valoraciones o juicios de valor. Hay que tratar de tener un encuentro tranquilo, cordial y ameno.

i-248-cG.23551.1protocolo11-587x311

El tema de conversación debe involucrar a todos para que nadie se sienta desplazado o directamente se duerma.

Aquí os dejamos unos cuantos consejos e ideas a tener en cuenta y poder salir airosos de una mesa.

  • No hablar de ti mismo ni tus experiencias.
  • Crear feedback en la conversación. Pon interés y atención en lo que te están contando.
  • Temas tabú. Hay ciertos temas de conversación que no es apropiado abordar en una primera toma de contacto sin tener confianza con los interlocutores. Religión, dinero, política, fútbol, hay hinchas que no toleran que se hable de su equipo… tampoco es recomendable recurrir a los chistes. Los chistes de mal gusto pueden herir la sensibilidad del resto de invitados, y pueden generar tensión en el ambiente.
  • Ponte al día antes del evento. Centra tu conversación en la actualidad que es una fuente inagotable de ideas. Para mantener una conversación cómoda lo mejor es dirigir la charla a un tema neutro y de actualidad. Pero acuérdate, que no sea la política.

imagenes_BCN-brindis_ec8d896f

Las tendencias en los eventos para 2017

Trasladamos a nuestro blog las conclusiones que ha compartido AEVEA (Agencias de Eventos Españolas Asociadas) sobre nuestro sector tras participar en las sesiones de MPI sobre tendencias en Meetings&Events.

Tendencias eventos 17 foto AEVEA

– La seguridad es un factor clave para elegir el destino del evento.

– Aumento de la partida presupuestaria en Seguridad.

– Organizadores de eventos con más conocimientos tecnológicos y mayores habilidades de negociación.

– Creación de eventos que generen experiencias y creen sensaciones.

– Apostar por la sostenibilidad de los eventos.

– Crear eventos a través de la estrategia de marca para la consecución de unos objetivos.

– Análisis post-evento

– Atraer como “cliente” de los eventos a las nuevas generaciones adaptando para ellos los canales y formatos desde el punto de vista organizativo.

bombillas para blog tendencias eventos 2017
Fotos: internet, AEVEA

 

Catering en 3D, ¿revolución en los eventos?

El catering es una de las partes más importantes en la organización de los eventos y en los últimos años, cada vez es más valorada y tiende a formar parte de la estrategia de comunicación de un evento ya que dependiendo de la innovación, calidad, puesta en escena de la comida o la decoración del lugar de celebración del catering se consigue transmitir la imagen y los objetivos de la marca o la empresa.

steak-tartar-food-ink-photo

Pero si vamos un paso más allá, y ¿nos imprimimos una hamburguesa?

La innovación ha llegado a la comida y catering a través de las impresiones en 3D. Esta revolución supone una nueva manera de plantear la comida. Si estas maquinas llegarán a campos como la medicina y el diseño de moda ¿por qué no va a poder llenar nuestros estómagos?

Sus impulsores, como la empresa inglesa Food Ink y partidarios creen que esta herramienta permite llegar a donde a la mano humana le es imposible.

Para nosotros, desde el punto de vista de la comunicación y la organización de eventos significa dar un valor añadido a la experiencia de nuestro público. Creando un “arte” comestible que impresione tanto a nivel visual como a nivel degustativo.

impresoras-3d-argentina-cocina-gastronomia-comida-chocolate-pasteleria-gelatina

Es un paso más allá para integrar y constituir como pieza clave de un evento al catering y que a la vez consiga aumentar el impacto de un evento en los asistentes.

Video: Catering en 3D Foodink Company

Los chefs y empresas que utilizan y comercializan estas impresoras en 3D aseguran que no son todavía baratas y su riesgo de error es elevado pero como todo, su uso y el mejor conocimiento de esos errores seguro que consiguen convertirlas en parte fundamental de los catering en un futuro y porque no pensarlo, de nuestras cocinas. ¿Tendremos todos  una impresora 3D en nuestra cocina? ¿O solo se usara en catering y restaurantes de alta cocina?

Fotos: Foodink

Cenas de empresa…..¿Creatividad o tradición?

Aburrimiento, tradición, simplicidad, compromiso social…. son algunos de los adjetivos que pueden venir a la mente cuando se acercan estas fechas navideñas y empezamos a oír hablar de las cenas de empresa.

12299265_543747849107204_3726226970962851375_n

Y estas otras son las que se me ocurren cuando empiezo a pensar en lo que me gustaría encontrarme en esas mismas “tradicionales cenas empresariales”: creatividad, innovación, fidelización, participación, etc.
Todos los años sucede lo mismo, se organizan comidas o cenas de empresa navideñas, pero ¿con que objetivo? No lo tengo muy claro.
Hay que aprovechar todas las posibilidades que dan la organización de eventos y las nuevas tecnologías para crear eventos navideños  de carácter empresarial diferentes en los que TODOS sean los protagonistas.

El valor de la creatividad es un factor clave, en un mundo saturado de información. Las ideas originales e innovadoras generan impacto, lo que permite la fidelización del público objetivo a través de la emoción, el recuerdo y utilizando para ello las nuevas tecnologías, que se han convertido en imprescindibles, ya que se configuran como un elemento diferenciador que apoyan a los objetivos del acto.

¿Por qué siempre hay que celebrar una cena o una comida? ¿Por qué los protagonistas y “organizadores” no pueden ser todos los componentes de la empresa?  Es su evento, su celebración, pues que participen en su organización.

¿Y si, en vez de por la tarde-noche, es un desayuno brunch? ¿O un almuerzo para después tener la tarde libre? ¿Y si creamos un #hastag del evento para crear sinergias y comunidad entre los miembros de la empresa?

10868223_908908412483221_5037786948532244967_n

¿Por qué no proponer un día entero de celebración o incluso un fin de semana con un evento de incentivo o teambuiling entre los trabajadores y a la vez que se celebra la Navidad trabajamos en crear comunidad y mejorar la estructura organizativa de la empresa?