¿Qué es la Secretaría Técnica de un evento?

Cualquier Evento, ya sea grande o pequeño, necesita una organización previa para conseguir que éste se realice de manera exitosa; ahí entra en juego el papel de la Secretaría Técnica.

Pero cuando hablamos de un evento grande, como puede ser un congreso, el trabajo comienza con mucha más antelación. Para facilitar el trabajo se crean diferentes grupos de trabajos dependiendo de las áreas a desarrollar, entre ellos destaca la Secretaria Técnica.

La Secretaria Técnica es el intermediario entre la institución organizadora y los asistentes al mismo.

Los miembros de la Secretaría Técnica tienen las siguientes funciones:

  • Hacer propuestas de la sede. Una vez elegida la sede reservarla y contratar los espacios más adecuados.

  • Elaborar bases de datos para el envío de las invitaciones, la información necesaria y las inscripciones.
  • Crear la imagen del evento.
  • Diseñar programas, invitaciones, acreditaciones, cartelería…
  • Hacer un control y seguimiento de inscripciones.

    

  • Buscar patrocinadores y colaboradores. 
  • Contratar y gestionar proveedores.
  • Coordinación de azafatas.
  • Coordinación de los desplazamientos el día del evento.
  • Gestionar la logística, los montajes y desmontajes
  • Crear y adecuar el protocolo a las autoridades que acuden al acto.
  • Gestionar el gabinete de prensa.
  • Creación y entrega de las acreditaciones, documentación y los certificados de asistencia.
  • Contactar a los ponentes del Congreso y organizarles su viaje para asistir al mismo, alojamiento y demás necesidades.
  • Recepcionar los Abstracts del Congreso y elaborar el Libro de Abstracts.
  • Crear un programa social paralelo que complemente al programa científico enriqueciéndolo con visitas culturales a la ciudad sede del congreso, actividades lúdicas que permitan conocer la cultura de la ciudad sede del congreso, cena de gala como broche final al Congreso, etc…

 

¿Imaginabas que la Secretaría Técnica tenía un trabajo tan complejo y que el éxito de un Congreso depende de su trabajo en gran medida?

 

Una Wedding Planner sin WP el día de su boda

Empecemos por el principio, una Wedding Planner es alguien que asesora, diseña y organiza una boda. Su trabajo es hacer realidad los sueños de los novios consiguiendo que ese día sea exactamente Su Día, Su boda como un traje a medida, personalizada desde cero, lo que requiere mucha dedicación y esfuerzo.things-never-to-do

Una Wedding Planner está presente el día de la boda  para lograr que se cumpla  lo planeado durante meses con los novios, que se adelanta a los acontecimientos e imprevistos que pueden surgir.

Sabiendo todo esto y siendo la organización de bodas mi profesión me pregunto:¿es capaz de confiar una WP en otra WP para la organización y coordinación de su propia boda? Al menos la coordinación en ese día… Y eso que conoce compañeras muy profesionales de las que aprende en cada trabajo que comparte… ¿Somos capaces de delegar? Es exactamente lo que les pedimos a nuestros novios…

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Pues no lo hice…Si es mi trabajo, es absurdo. ¿Qué puede salir mal?, todo estará bajo control, y quizás por partida doble, triple…..no puede haber ocasión para los fallos. Así de ingenua era cuando decidí que mi boda la podía organizar WP en la que más confío: yo.

La seguridad en el trabajo de producción y la claridad de ideas de los meses previos no auguraban los contratiempos que me esperaban el Día “B”.

Me vestía de novia en el hotel en el que se iba a celebrar el banquete y la fiesta posterior. Ese mismo día, era dos personas en una: la Novia que quería disfrutar de ser novia, y la WP concienzuda, minuciosa y perfeccionista que no deja nada al azar en la organización. Antes, incluso, de ponerme mi vestido de novia hice la última “inspección” para ver que todo estaba saliendo según lo planeado. Ya tranquila, disfruté de ese momento especial.

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Así que salí del hotel vestida de novia del brazo de mi padrino con sensación de ligereza y de que todo estaba en orden ya que lo había comprobado todo, todo y todo. Al menos eso creía.

En la puerta del hotel debería estar aparcado un flamante coche clásico blanco que me había prestado un amigo y ¡oh, Dios Mío!, me encuentro un  viejo coche de un invitado, sin el brillo de un coche de novia, sin flores, sin engalanar al fin y al cabo  ¿Dónde está la cámara oculta? Saben que soy una paranoica del control y me han gastado una broma pesada? El generoso invitado que me presta el coche me informa que el mío se había estropeado. Ok, ¡Qué no cunda el pánico!. No importa. Seguimos. ¡Vamos allá!

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El drama se estaba cociendo….Cuando estábamos a punto de llegar a la Iglesia me doy cuenta de ¡ME FALTA EL RAMO! y ¿mi ramo? ¿Cómo no me di cuenta en el hotel? De ahí la sensación de ligereza…¡Le había pedido a la floristería que me lo llevaran al hotel! Y ¡no estaba en la habitación!, por supuesto, sin el ramo NO ME PODÍA CASAR me va a traer mala suerte, ¡!No sin mi ramo!!, y, así que obligué al conductor a dar media vuelta justo al lado de la iglesia ,convirtiéndome en una novia a la fuga en busca del ramo perdido.

Después de mucho buscar por fin apareció. ¿Qué había pasado? La floristería había cumplido y efectivamente lo había llevado al hotel;  todo el personal, en su afán de conservarlo perfecto decidió llevarlo a las neveras del restaurante y meterlo en frío, pero en el cambio de turno, ni los  botones ni nadie  se acordó de que había que  llevarlo a la habitación.

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¿Y el padrino? Pues tampoco se dio cuenta. ¿Y la familia de la novia? ¿Y las amigas? Nadie se dio cuenta. ¿Por qué? Porque “como tú eres una Wedding Planner estás al tanto de todo y cualquiera te dice nada” “suponemos que lo tienes todo controlado” No te has relajado en ningún momento” “Tu eres la que sabes” (:::)

Pero en ese momento ya no era una WP, Era una NOVIA con los nervios de una novia. Que necesitaba que alguien estuviera pendiente de mi.

Resultado: ¡Llegué media hora tarde a mi propia boda! Pobrecito, santo varón de mi novio asustado pensando que no iba a aparecer…

El colmo de los colmos fue no respetar el protocolo de la ceremonia y me ubiqué de manera incorrecta al entrar del brazo del padrino, a la salida de la ceremonia y… en las fotos…. ¡Cada vez que las veo! Cómo me hubiera gustado que alguien me hubiera recordado qué tenía que hacer. Eso sí, el resto de invitados, padrinos y niños de arras estaban correctamente: Los días anteriores había sacado mi látigo y habíamos ensayado hasta saciedad!

Ahora son meras anécdotas con las que tranquilizo y divierto a mis novias y trato de explicar que no se puede delegar tareas importantes a personas que son parte implicada en la boda, como familiares y amigos; en esos momentos los nervios están en el ambiente, a flor de piel y se contagian con un virus. Es ese momento cuando florece la Wedding Planner, cuando se aprecia su trabajo cuando esa mano amiga se convierte en tu apoyo, en tu amiga.

Así es nuestra profesión.

Conclusión: Debes contratar una WP aunque seas WP.

 

PROTOCOLO EN LAS BODAS: EL MANTENIMIENTO DE LAS COSTUMBRES

La costumbre más popular y que casi todas las novias cumplen, dicen que se remonta a la Edad Media. Esa creencia es la de usar Algo viejo, algo nuevo, algo prestado y algo azul“:

  • Algo viejo: usar algo viejo simboliza la conexión de la novia con su pasado y representa la continuidad de su matrimonio. Suele ser alguna joya de gran valor familiar.
  • Algo prestado: Según dice la tradición, usar algo prestado podía atraer la felicidad de quien te dejara el enser y fuera feliz. Lo prestado simbolizaba la amistad, el obtener la felicidad por préstamo. Se suele prestar una joya o tradicionalmente un pañuelo.
  • Algo nuevo: Llevar ese día algo nuevo supone buscar o llevar la esperanza de un futuro excelente e inmejorable.boda-nn-mercedes-blanco-95110387305_10101013122735910_909425081584966711_n
  • Algo azul: En la antigüedad, ese color representaba la fidelidad de los contrayentes. Ese objeto azul suele ser la liga en la pierna de la novia.

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Otra tradición que aún se mantiene es la de tirar el arroz. El tirar el arroz u otros (en la actualidad suelen ser pétalos o confeti) después de la ceremonia representaba la  futura descendencia.

 

Protocolo en las bodas

A los novios siempre les surgen dudas sobre el protocolo en las bodas. ¿A qué lado va la novia en la ceremonia? ¿Cómo se hace la entrada a la iglesia? ¿En qué mano se pone la alianza? ¿Cómo situar a los invitados en la ceremonia? Y muchas más. Hoy vamos a resolver una de ellas. ¿A qué lado va la novia en la ceremonia? y ¿Por qué?

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La novia se sitúa al lado izquierdo del novio y si esta decide entrar a la ceremonia del brazo de un padrino debe colocarse a su derecha. La tradición cuenta que la novia debe situarse a la izquierda del novio porque los novios bárbaros colocaban a su pareja a la izquierda para protegerla, de modo que su mano derecha, que era con la que manejaba la espada, quedaba libre para actuar en caso de ser atacados. Quizás haya diferentes teorías basadas en la tradición… pero desde el punto de vista protocolario tiene una explicación. La novia siempre ocupará el lado derecho por un motivo de deferencia. En este caso, el hombre, da la preferencia a la mujer ofreciéndole su brazo derecho. Y visto desde el altar o zona en el que está el maestro de ceremonias el novio cede la derecha a la novia. El protocolo establece que, una vez finalizada la ceremonia, sean los novios los primeros en abandonarla. Ella a la derecha de él, otra vez dando ese gesto de deferencia y cortesía.

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TIPS PARA ORGANIZAR LA FIESTA DEL VERANO

Con la llegada del verano apetece, y mucho, disfrutar del aire libre, las vistas de la playa, los jardines y piscinas así que es el momento idóneo para montar una gran fiesta de verano. Hoy, en nuestro blog os damos algunos consejos para que la fiesta sea todo un éxito.

  • ¿Dress Code, sí o no?

Toda buena fiesta que se precie tiene que tener Dress Code. En primer lugar para conseguir la integración de todos los invitados y segundo, para evitar que algún invitado despistado aparezca con una indumentaria que pueda desviar la atención de los invitados de lo verdaderamente importante que es disfrutar de la fiesta que has organizado.

  • ¿Un hastag y móviles en la fiesta?

Vivimos en la Era de la Comunicación así que, por supuesto. La utilización de dispositivos móviles y aplicaciones crean comunidad y red entre los invitados, aumenta la repercusión y crea expectativas para la próxima fiesta.

  • ¿Qué música sonaría?

Al principio de la fiesta, quizás un tipo de música chill out o un cuarteto de música clásica .Para comenzar la fiesta puedes sorprender a tus invitados con un espectáculo en el mar, si la celebras en un barco o en la piscina. Después, no te olvides de animar mucho el ambiente con música de DJ o una banda que invite a bailar.

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  • La decoración, imprescindible

La decoración es parte fundamental y gran parte del éxito de una fiesta y mucho más en verano que al ser al aire libre los espacios suelen ser más amplios, con más metros cuadrados para disfrutar y también mucho más neutro. Busca siempre una temática y síguela impregnado toda la fiesta de ese ambiente. Desde la vajilla, manteles, iluminación… hasta la creación de un photocall acorde con la decoración. Si tu fiesta es en la piscina y el jardín no olvides dar protagonismo a la misma. Es una fiesta de verano, la piscina y el agua siempre tienen que ser las protagonistas.

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  • ¿Una fiesta diurna o nocturna?

Diurna y que se alargue hasta la noche para poder disfrutar de todo un día de verano.

  • ¿Qué bebidas se servirían?

En una buena fiesta que se precie no puede faltar la bebida. Si seguimos las tendencias, estaría bien proporcionar a todos los invitados cócteles, champán y bebidas refrescantes con unos toques especiales y servidos en vajilla de estética vintage.

  • Que no falte un buen catering

Lo más importante de toda fiesta es contar con un esmerado servicio de catering que servirá comida a los asistentes de un modo profesional. Aprovecha que están de moda los puestos de comida y los food trucks y deja a los invitados que escojan lo que más les gusta o apetece: mesas de quesos, puesto de hamburguesas, sushi, comida mejicana…. O si te apetece organiza una cena más clásica y formal en la que los invitados pueden disfrutar sentados de las vistas del mar o la piscina. Existen múltiples opciones.

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El lenguaje de los cubiertos

Hoy, en el Blog, queremos volver a los orígenes, orígenes del protocolo, el lenguaje de los cubiertos en la mesa.  Colocar los cubiertos en la mesa es una de las primeras nociones de protocolo y urbanidad que todos aprendemos o deberíamos de aprender. También lo podemos considerar un pequeño arte ya que dependiendo de la posición de estos podemos comunicar una situación u otra: si nos gusta el plato, si por el contrario nos disgusta, si ya hemos terminado o simplemente estamos haciendo una pequeña pausa.

  • Pausa en la comida:

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  • Excelente:

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  • Plato terminado:

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  • Si la comida no ha sido de nuestro gusto hay que colocar el cuchillo y el tenedor en una posición de unos 45 grados, con la hoja del cuchillo atravesando las púas del tenedor.

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La Ceremonia de la Arena

Ya no están de moda las bodas clásicas. Ahora los novios tienen miles de opciones para crear una boda a su gusto huyendo de los cánones y estereotipos establecidos por la sociedad. Una de esas maneras de personalizar una boda es la ceremonia de la arena.

Este ritual simboliza la unión de la pareja que se representa introduciendo el contenido de dos frascos de arena en uno más grande.

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Cada cónyuge cogerá un recipiente de arena, preferiblemente cada uno de un color distinto y, juntos, empezarán a verterlos sobre el recipiente más grande, uniendo la arena de ambos colores, mientras se lee algún texto especial para la ocasión.

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Aunque el origen de esta tradición no queda demasiado claro, se cree que tiene raíces hawaianas. Allí, desde hace siglos, es normal que los novios unan arenas de sus playas natales como recuerdo de sus familias.

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Cómo optimizar la transmisión de un mensaje en los eventos

  • Adaptar el mensaje en función del público al que va dirigido.
  • Crear un mensaje que genere interés.
  • Incitar a la participación. Hoy en día, los participantes de los eventos  los viven de una manera más espontánea por el uso de las RRSS e internet. Por eso, esperan tener una experiencia personalizada, en la que participar.
  • Organizar un evento no tiene con fin único ser una estrategia comercial si no que debe primar más la creación de una imagen corporativa que genere, después, esa venta.
  • Confía en los influencers. Son personas que tienen la habilidad de influir en su comunidad con gran número de seguidores. Su influencia en el mundo digital y su reputación online les convierten en un gran potencial para transmitir los mensajes de marca y dar a conocer nuevos productos. Es fundamental convencerles y demostrarles que lo que les proponemos será útil para su reputación online.

 

Una nueva experiencia para las futuras mamás. ¿Qué es Belly Painting?

Belly Painting significa vientre pintado. Es una experiencia única para tener un recuerdo de tu embarazo que a España ha llegado exportado de EE.UU. y que cada vez tiene mejor acogida.

La idea de poder pintarte la tripa de embaraza tiene beneficios, si, como estás leyendo se convierte en una experiencia tanto para la mamá como para el bebé. Durante la realización del maquillaje la mamá y el bebé sentirán una estimulación positiva, relajante y placentera.

Los meses de gestación recomendados para realizar una sesión de Belly Painting son entre el sexto y octavo mes. La sesión suele durar entre una o dos horas, dependiendo del diseño a escogido para pintar la barriga.

Fotos: Zarabanda Pinta/ Entreventos.

Qué mejor manera de recordar la época del embarazo, qué mejor regalo para hacer a una futura mamá o cómo convertir en un éxito la fiesta para la llegada del bebé, babyshower, con la realización del Belly Painting. ¿Qué os parece la idea?

 

Los Millenialls, una nueva manera de organizar bodas

Sus gustos y preferencias hacen que la celebración de bodas cambie tal y como la conocíamos hasta ahora ya que apuestan por bodas más informales, relajadas y familiares.

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Invitar es cosa de los novios. Los padres ya no anuncian ni invitan a la boda de sus hijos. Si no que son los propios novios, algo claramente comprensible, los que elaboran la lista de invitados renunciando a invitar por compromiso y centrándose en sus familiares y amigos más cercanos. No quieren celebrar una boda tradicional, al uso, quieren una reunión intima y familiar.

 

Las invitaciones son originales, informales, con un componente artístico y personalizadas con mucho DIY y manualidades.

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Sin banquete. Apuestan por nuevos formatos, organizándolo en nuevos espacios, creando una celebración más social y menos formal.

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El menú. La elección del menú depende siempre de sus gustos personales, las últimas tendencias culinarias y teniendo en cuenta las necesidades de sus invitados (vegetarianos, veganos, alérgicos…). Apuestan por organizarlo en nuevos formatos: buffet, cóctel largo, diferentes puestos de comida, Food Trucks y eso sí, nada de tarta y del corte con la desfasada espada. Eligen una selección de postres o una mesa dulce en la que los invitados puedan saciar su gusto por lo dulce a su elección.

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No hay etiqueta. Ni el clásico traje de novia ni el chaqué para el novio y tampoco para sus invitados.

 

La música, mejor en directo.

 

¿Protocolo?, no gracias. Una parte esencial para convertir la boda en una fiesta y en un encuentro informal entre familiares y amigos es que no haya protocolo. Una disposición de mesas sin numeración. Los novios ya no ocupan una mesa presidencial junto los padrinos si no que se integran en la mesa, como anfitriones, eso sí, con el resto de los invitados.