¿Qué es la Secretaría Técnica de un evento?

Cualquier Evento, ya sea grande o pequeño, necesita una organización previa para conseguir que éste se realice de manera exitosa; ahí entra en juego el papel de la Secretaría Técnica.

Pero cuando hablamos de un evento grande, como puede ser un congreso, el trabajo comienza con mucha más antelación. Para facilitar el trabajo se crean diferentes grupos de trabajos dependiendo de las áreas a desarrollar, entre ellos destaca la Secretaria Técnica.

La Secretaria Técnica es el intermediario entre la institución organizadora y los asistentes al mismo.

Los miembros de la Secretaría Técnica tienen las siguientes funciones:

  • Hacer propuestas de la sede. Una vez elegida la sede reservarla y contratar los espacios más adecuados.

  • Elaborar bases de datos para el envío de las invitaciones, la información necesaria y las inscripciones.
  • Crear la imagen del evento.
  • Diseñar programas, invitaciones, acreditaciones, cartelería…
  • Hacer un control y seguimiento de inscripciones.

    

  • Buscar patrocinadores y colaboradores. 
  • Contratar y gestionar proveedores.
  • Coordinación de azafatas.
  • Coordinación de los desplazamientos el día del evento.
  • Gestionar la logística, los montajes y desmontajes
  • Crear y adecuar el protocolo a las autoridades que acuden al acto.
  • Gestionar el gabinete de prensa.
  • Creación y entrega de las acreditaciones, documentación y los certificados de asistencia.
  • Contactar a los ponentes del Congreso y organizarles su viaje para asistir al mismo, alojamiento y demás necesidades.
  • Recepcionar los Abstracts del Congreso y elaborar el Libro de Abstracts.
  • Crear un programa social paralelo que complemente al programa científico enriqueciéndolo con visitas culturales a la ciudad sede del congreso, actividades lúdicas que permitan conocer la cultura de la ciudad sede del congreso, cena de gala como broche final al Congreso, etc…

 

¿Imaginabas que la Secretaría Técnica tenía un trabajo tan complejo y que el éxito de un Congreso depende de su trabajo en gran medida?

 

¿Qué es un Trunk Show?

Nuevo modelo de presentaciones, eventos más exclusivos que generan experiencias más cercanas.

¿Un Trunk Show? El nuevo evento que da una vuelta de tuerca a las presentaciones y la imagen de marca. Es un modelo privado de venta, más exclusivo, más pequeño que permite a una cerrada lista de invitados y clientes privilegiados conocer en primicia e incluso comprar los productos antes de que salgan al mercado.

Como casi todo, es un concepto muy americano. El término trunk (baúl en inglés) alude a los inicios de este tipo de presentaciones, cuando los diseñadores que no tenían tienda física y literalmente metían sus diseños en baúles, para ir de una ciudad a otra y mostrar así sus nuevas colecciones Este tipo de eventos a puerta cerrada se popularizaron en Estados Unidos en los años 80 y 90 y ahora, en el pleno siglo XXI vuelven a estar en alza.

En la actualidad, se ha convertido en una manera más creativa de realizar la presentación de productos para crear un evento distinto, con toques de exclusividad, generando expectación y una experiencia más cercana para el cliente potencial. Esta relación más directa entre diseñador/creador y el cliente se ha convertido más en un evento social que en una simple presentacion y también en muy rentable, si tenemos en cuenta que el 20% de las ventas de las firmas o marcas se facturan a través de trunk shows.

Comunicar la historia y la inspiración que hay detrás de un trabajo crea interés en la gente y da un toque de “novedad” a los productos.

 

Fotos: Luevo, Louis Vuitton, Eventoplus, Justin-Alexander Weddings

 

Catering en 3D, ¿revolución en los eventos?

El catering es una de las partes más importantes en la organización de los eventos y en los últimos años, cada vez es más valorada y tiende a formar parte de la estrategia de comunicación de un evento ya que dependiendo de la innovación, calidad, puesta en escena de la comida o la decoración del lugar de celebración del catering se consigue transmitir la imagen y los objetivos de la marca o la empresa.

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Pero si vamos un paso más allá, y ¿nos imprimimos una hamburguesa?

La innovación ha llegado a la comida y catering a través de las impresiones en 3D. Esta revolución supone una nueva manera de plantear la comida. Si estas maquinas llegarán a campos como la medicina y el diseño de moda ¿por qué no va a poder llenar nuestros estómagos?

Sus impulsores, como la empresa inglesa Food Ink y partidarios creen que esta herramienta permite llegar a donde a la mano humana le es imposible.

Para nosotros, desde el punto de vista de la comunicación y la organización de eventos significa dar un valor añadido a la experiencia de nuestro público. Creando un “arte” comestible que impresione tanto a nivel visual como a nivel degustativo.

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Es un paso más allá para integrar y constituir como pieza clave de un evento al catering y que a la vez consiga aumentar el impacto de un evento en los asistentes.

Video: Catering en 3D Foodink Company

Los chefs y empresas que utilizan y comercializan estas impresoras en 3D aseguran que no son todavía baratas y su riesgo de error es elevado pero como todo, su uso y el mejor conocimiento de esos errores seguro que consiguen convertirlas en parte fundamental de los catering en un futuro y porque no pensarlo, de nuestras cocinas. ¿Tendremos todos  una impresora 3D en nuestra cocina? ¿O solo se usara en catering y restaurantes de alta cocina?

Fotos: Foodink

Palabras clave para la organización de un evento

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Novedad. A veces introducir elementos inesperados en un evento puede ser original y nuevo sin necesidad de que sean la última tendencia.

Objetivos. Son el fin en la organización de un evento y siempre deben de estar presentes en cada fase de organización y ejecución.

Valor. Hay que atreverse a presentar otras propuestas. Dar un valor y una nota diferenciadora.

Creatividad.  La creatividad nos da la oportunidad de crear un valor diferenciador en un evento. Apostar por ideas diferentes será siempre una ventaja en la realización de un evento.

La importancia de los “influencers” en los eventos

Deben de ser parte indispensable de la lista de invitados a los eventos.

Son personas que tienen la habilidad de influir en su comunidad con gran número de seguidores. Su influencia en el mundo digital y su reputación online les convierten en un gran potencial para transmitir los mensajes de marca y dar a conocer nuevos productos.

Si vas, o quieres contar con su presencia en tu próximo evento debes de conocer algunas pautas para que su involucración en tu evento sea un éxito.

Pero, ¿Cómo conseguimos que quieran participar de nuestro acto? Deben de sentir que tenemos un interés real en la persona, debemos contactarles de manera personaliza y mostrar interés por su trabajo y sociabilizar a través de las redes sociales. Fundamental es, convencerles y demostrarles que lo que les proponemos será útil para su reputación online. Crear interacción en ambas direcciones, compartiendo también su trabajo en las redes sociales de nuestra marca o empresa.

Con su aportación y participación en un evento, podemos asegurar que serán un gran número de ventajas para el organizador del evento.

Aportan credibilidad a nuestro evento, generan confianza entre los prescriptores. Su trabajo tiene más garantía de éxito que la publicidad tradicional y además, cuentan con un gran número de seguidores fieles a los que poder hacer llegar nuestro producto o marca.

Generan contenido exclusivo, creando contenido online con tu producto a la vez que transmiten tus objetivos, a través de los mensajes creados de manera estratégica por tu marca.

 

 

El meeting design, la estrategia en los eventos

Cuando estás planificando un evento ¿te paras a pensar y decidir como influir en tu cliente para conseguir la mayor repercusión y el mayor impacto posible? ¿Cómo lo vas a hacer?  Os contamos una técnica interesante en nuestro blog, el meeting design.

¿Qué es el meeting design?

El meeting design trata sobre la capacidad de influir en el comportamiento de nuestros invitados durante el evento para conseguir un impacto a largo plazo del evento.

Para conseguir estos objetivos hay que seguir algunos pasos que ahora detallamos:

– La localización. Elegir una localización que envíe los mensajes correctos que ayude a transmitir los mensajes a través de diferentes conceptos que puedes experimentar en ese lugar.

– Marcadores. Los objetos que utilizamos para conseguir un determinado comportamiento.

– La distribución. La distribución de la sala y el espacio también es muy importante.

– El contenido. Elegir un contenido interesante e impactante que despierte  la curiosidad de  los participantes en el evento de forma que se vieran implicados en él.

– Nuestro asistente es el protagonista. Es necesario dar un papel activo a los participantes del evento. Aprender acerca de sus expectativas, saber qué quieren conseguir con el evento, qué experiencia buscan.

– Usar los sentidos. Porque las sensaciones físicas asociadas con las emociones ayudan realmente a anclar el mensaje.

– ¿Por qué organizamos el evento?. Cuando se organiza algo, tienes que explicar siempre por qué lo haces.

Creemos que estas pautas pueden ayudar a conseguir una buena organización en los eventos. 

Fuente: Entreventos y Eventoplus