¿Qué es la Secretaría Técnica de un evento?

Cualquier Evento, ya sea grande o pequeño, necesita una organización previa para conseguir que éste se realice de manera exitosa; ahí entra en juego el papel de la Secretaría Técnica.

Pero cuando hablamos de un evento grande, como puede ser un congreso, el trabajo comienza con mucha más antelación. Para facilitar el trabajo se crean diferentes grupos de trabajos dependiendo de las áreas a desarrollar, entre ellos destaca la Secretaria Técnica.

La Secretaria Técnica es el intermediario entre la institución organizadora y los asistentes al mismo.

Los miembros de la Secretaría Técnica tienen las siguientes funciones:

  • Hacer propuestas de la sede. Una vez elegida la sede reservarla y contratar los espacios más adecuados.

  • Elaborar bases de datos para el envío de las invitaciones, la información necesaria y las inscripciones.
  • Crear la imagen del evento.
  • Diseñar programas, invitaciones, acreditaciones, cartelería…
  • Hacer un control y seguimiento de inscripciones.

    

  • Buscar patrocinadores y colaboradores. 
  • Contratar y gestionar proveedores.
  • Coordinación de azafatas.
  • Coordinación de los desplazamientos el día del evento.
  • Gestionar la logística, los montajes y desmontajes
  • Crear y adecuar el protocolo a las autoridades que acuden al acto.
  • Gestionar el gabinete de prensa.
  • Creación y entrega de las acreditaciones, documentación y los certificados de asistencia.
  • Contactar a los ponentes del Congreso y organizarles su viaje para asistir al mismo, alojamiento y demás necesidades.
  • Recepcionar los Abstracts del Congreso y elaborar el Libro de Abstracts.
  • Crear un programa social paralelo que complemente al programa científico enriqueciéndolo con visitas culturales a la ciudad sede del congreso, actividades lúdicas que permitan conocer la cultura de la ciudad sede del congreso, cena de gala como broche final al Congreso, etc…

 

¿Imaginabas que la Secretaría Técnica tenía un trabajo tan complejo y que el éxito de un Congreso depende de su trabajo en gran medida?

 

Cómo optimizar la transmisión de un mensaje en los eventos

  • Adaptar el mensaje en función del público al que va dirigido.
  • Crear un mensaje que genere interés.
  • Incitar a la participación. Hoy en día, los participantes de los eventos  los viven de una manera más espontánea por el uso de las RRSS e internet. Por eso, esperan tener una experiencia personalizada, en la que participar.
  • Organizar un evento no tiene con fin único ser una estrategia comercial si no que debe primar más la creación de una imagen corporativa que genere, después, esa venta.
  • Confía en los influencers. Son personas que tienen la habilidad de influir en su comunidad con gran número de seguidores. Su influencia en el mundo digital y su reputación online les convierten en un gran potencial para transmitir los mensajes de marca y dar a conocer nuevos productos. Es fundamental convencerles y demostrarles que lo que les proponemos será útil para su reputación online.

 

¿Por qué contratar a una empresa de organización de eventos?

Con la “crisis”, la contratación de empresas especializadas en la organización de eventos ha disminuido y las empresas encargan, esa carga de trabajo que supone organizar un evento, al departamento de marketing, a secretaría o a algún  personal de confianza.

 

Sin embargo, si dejamos otras áreas de la empresa en manos de sus correspondientes profesionales y departamentos, existen varias razones por las que se debe contar con profesionales de eventos. Su trabajo, su contratación o no, pueden suponer el éxito o fracaso de un evento o celebración.

 

¿Cuáles son esas razones que hacen necesaria la contratación de empresas especializadas en la organización de eventos?

  1. Profesionalidad. Los expertos en esta área posen un conocimiento profesional y herramientas necesarias para la organización basadas en diferentes aspectos de la comunicación, el márquetin…
  1. Creatividad. Su experiencia les aporta grandes dosis de creatividad para crear eventos diferentes y únicos.
  1. Estrategia. Saben crear un evento como estrategia de comunicación. Es decir, a través de la celebración del evento se transmitirán los aspectos necesarios para conseguir los objetivos empresariales marcados por la empresa.
  1. Coordinación. Nada se deja a la improvisación. Tienen experiencia en esa gran tarea que es la coordinación de proveedores y control de todos los elementos que si no se hace de la manera adecuada, puede suponer la ruina de un evento.

La Señalética en los eventos

La señalética es uno de los elementos más importantes dentro de la organización de un evento.

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Tiene la función de comunicar, promocionar, tal vez, pero sobre todo de informar. Debe orientar a las personas que asisten a un evento.

Las señales deben colocarse con el fin de procurar la seguridad integral del evento, facilitar el acceso y el movimiento de los asistentes en el espacio en el que se celebra un evento.

Se recomienda el uso de señales que informen sobre: entradas y salidas, taquilla, acreditación, aseos, puestos de primeros auxilios o servicios de emergencia, puntos de información, personal de seguridad, detalles del programa… etc.

Existen diferentes tipos de señales direccionales, indicativas, informativas y prohibitivas.

2decor-bigFoto: domestika.org

Las señales direccionales, quizás, sean las más importantes en la organización de un evento, ya que te dirigen a la vez a los otros tipos de señales.

En un evento, es una obligación no una recomendación el uso de señales para proporcionar la información del evento y asegurar un plan de seguridad integral para dicho acto.

A colación del párrafo anterior, debemos afirmar que la señalética debe entenderse como parte fundamental del plan de seguridad de un evento. No se puede jugar con la mala adecuación de un espacio para organizar un evento ni tampoco con la seguridad e integridad personal de los asistentes.

 

 

 

Protocolo para el éxito en las comidas de negocios

 

Hoy en día, un almuerzo de negocios tiene un carácter más social sin dejar de lado, claro está, su principal objetivo comercial.

¿Cuáles son las claves para acabarla con éxito?

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Se deberá elegir el restaurante teniendo en cuenta a tus invitados o interlocutores. Un restaurante de carácter más ejecutivo, que siga las nuevas tendencias o que su menú se base en una cocina tradicional.

Siempre se optará por restaurantes donde la discreción sea una de sus máximas, desde el establecimiento hasta los trabajadores.

El menú

Se escogerá un menú corto y sencillo. Sin nada de alcohol y mejor sin opción de postre, pasar directamente al café. Es una comida de trabajo y después hay que volver a la oficina.

La duración

Desde el punto de vista del protocolo los tiempos se han acortado. No se espera a la sobremesa para cerrar la negociación si no que los temas se tratan durante el transcurso de la comida, por eso la duración del encuentro es más corta, en torno a una hora y media o dos horas.

El protocolo social

Se deberá ser siempre puntual.

Se comenzará hablando de algo trivial para tener un primer contacto y seguidamente se pasará a abordar el tema de la reunión.

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La cuenta, ¿quién paga?

Dependerá siempre de qué tipo de reunión sea y con quién es. Lo más común es que pague siempre el anfitrión, aunque si es una reunión de colaboradores, por ejemplo, es común pagar a medias. Eso sí, se deberá ser siempre discreto en este momento y no discutir para ver quién pagará.

Palabras clave para la organización de un evento

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Novedad. A veces introducir elementos inesperados en un evento puede ser original y nuevo sin necesidad de que sean la última tendencia.

Objetivos. Son el fin en la organización de un evento y siempre deben de estar presentes en cada fase de organización y ejecución.

Valor. Hay que atreverse a presentar otras propuestas. Dar un valor y una nota diferenciadora.

Creatividad.  La creatividad nos da la oportunidad de crear un valor diferenciador en un evento. Apostar por ideas diferentes será siempre una ventaja en la realización de un evento.

La personalización de los eventos

Quizás no sea muy ortodoxo decir que un evento es un elemento de marketing, quizás los más puristas de nuestro sector pongan el grito en el cielo, pero es una realidad, y como tal, podemos analizar una tendencia cada vez más en alza y que tendrá mucha importancia a lo largo del 2016, según cuentan los expertos, que es la personalización. La creación de eventos hechos a medida. Algo por lo que desde Entreventos apostamos ya desde nuestros comienzos.

El marketing es una industria que se encuentra en continua evolución, igual que la organización de eventos. Siempre hay que estar en alerta para saber hacia dónde  gira esa evolución y cuáles son las tendencias del sector.

La comunicación y las Nuevas Tecnologías han permitido a los organizadores tener acceso a informaciones y datos para conocer a los clientes potenciales y viceversa, los posibles clientes se vuelven cada vez, más expertos en sus marcas predilectas o a las que empiezan a seguir gracias a la comunicación y las redes.

 marketing-eventosFoto: eventbrite.com

 

También, los participantes en diferentes eventos viven cada marca o cada evento de una manera más espontánea y natural gracias a los distintos dispositivos y herramientas que están en su mano usar. Por eso, se han vuelto más exigentes y esperan una experiencia personalizada, en la que participar y ser el protagonista cuando acuden a un evento.

Por eso, crear estrategias basadas en información y datos de nuestro público objetivo puede ayudar a incrementar el valor de un evento como acción de marketing y  comunicación.

Eventos pop up

No es un secreto que cada vez más las marcas buscan sorprender a sus clientes, consumidores.

Buscan maximizar el impacto de su producto en la sociedad y a la vez, minimizar los costes invertidos. Así, han comenzado a proliferar las tiendas o mercadillos pop up, que a su vez se convierten en eventos en sí mismos.

imagen-sin-tituloFoto: fuente: elconfidencial.com

Una pop up store rompe la barrera de la venta online, da la oportunidad de tocar, ver y probar productos.

La escasez como propuesta de valor. El acceso a un producto durante un tiempo limitado genera un mayor interés por ese bien y una mayor demanda. Este principio es el más importante a la hora de crear tiendas con tiempo limitado.

Otra ventaja que se ofrece a los clientes potenciales es poder conseguir  productos y servicios exclusivos durante un determinado período de tiempo.

popup-store-140513Foto: fuente: getsetpay

Crear pop up store y convertirla en un evento singular consigue varios beneficios para la empresa. Consigue una alta repercusión social, genera un interés alto por el producto. Se crea un alto seguimiento en social media y se genera un alto grado de colaboración y engagement con el cliente potencial.

 

Las tendencias que marcarán los eventos en 2016

Comenzamos dentro de poco un nuevo año, en los eventos supone un viaje de continuación pero también de nuevos retos. Así que, tras haber leído el informe Global Forecast 2016 a través de la web de Hosteltur, os resumimos los tres aspectos importantes a tener en cuenta en la organización de eventos para el próximo año 2016.

2016

  • Compliance: es decir, cumplir las normas. Conocer los controles de cada sector en la organización de un evento y procurar los controles internos en las agencias.
  • Millennials: un grupo de la sociedad que son nativos digitales, que crecen y están creando un nuevo entorno multitasking en el que dan vital importancia a las redes sociales, las Apps, vivir y crear experiencias. Por eso, es importante que los organizadores de eventos les tengan en cuenta para la personalización del evento. Su buena aceptación o conseguir que tengan una experiencia positiva repercutirá en la reputación y el engagement de cualquier evento.
  • Redes Sociales: la utilización de redes sociales y aplicaciones conseguirá más idealización de los clientes y de los nuevos clientes. También permitirán aumentar la involucración de los participantes.

LA TECNOLOGÍA AL SERVICIO DE LOS EVENTOS

Está claro que la tecnología ha cambiado los hábitos de vida de la sociedad y se ha integrado en la vida cotidiana. Quizás ya no pensamos cómo sería vivir sin internet.

Si ha cambiado la manera de llevar a cabo nuestra vida también cambia la manera de trabajar de las empresas. Ya, los objetivos de cualquier empresa desde el punto de vista de la comunicación y las ventas serian impensables sin las plataformas del mundo online.

Hoy en día, no debemos olvidar la importancia de los millenialls en los eventos, desde el punto de vista de la producción, los trabajadores y de los asistentes.

Está claro, entonces, que la tecnología ha modificado la forma de organizar los eventos. Con las redes sociales, cualquier evento consigue mayor difusión, más participación y más interactuación por parte de sus asistentes.

La creación de una web específica para un evento genera siempre más visibilidad, posicionamiento y reconocimiento online.

La creación de Apps, también, mejora la organización y la relación con los asistentes es más ágil y eficaz. Eleva la participación y el engagement y genera una mayor capacidad de captar la   buena opinión mejorando la reputación del evento, además de reducir costes de producción. Facilita la inscripción, la información, la acreditación, la interacción y la opinión.

Está claro que si los organizadores de eventos no optan por las Nuevas Tecnologías en sus eventos quedarían relegados a un segundo plano.

“Dime algo y lo olvidaré…hazme participar en algo y lo aprenderé” (Confucio)