¿Qué es la Secretaría Técnica de un evento?

Cualquier Evento, ya sea grande o pequeño, necesita una organización previa para conseguir que éste se realice de manera exitosa; ahí entra en juego el papel de la Secretaría Técnica.

Pero cuando hablamos de un evento grande, como puede ser un congreso, el trabajo comienza con mucha más antelación. Para facilitar el trabajo se crean diferentes grupos de trabajos dependiendo de las áreas a desarrollar, entre ellos destaca la Secretaria Técnica.

La Secretaria Técnica es el intermediario entre la institución organizadora y los asistentes al mismo.

Los miembros de la Secretaría Técnica tienen las siguientes funciones:

  • Hacer propuestas de la sede. Una vez elegida la sede reservarla y contratar los espacios más adecuados.

  • Elaborar bases de datos para el envío de las invitaciones, la información necesaria y las inscripciones.
  • Crear la imagen del evento.
  • Diseñar programas, invitaciones, acreditaciones, cartelería…
  • Hacer un control y seguimiento de inscripciones.

    

  • Buscar patrocinadores y colaboradores. 
  • Contratar y gestionar proveedores.
  • Coordinación de azafatas.
  • Coordinación de los desplazamientos el día del evento.
  • Gestionar la logística, los montajes y desmontajes
  • Crear y adecuar el protocolo a las autoridades que acuden al acto.
  • Gestionar el gabinete de prensa.
  • Creación y entrega de las acreditaciones, documentación y los certificados de asistencia.
  • Contactar a los ponentes del Congreso y organizarles su viaje para asistir al mismo, alojamiento y demás necesidades.
  • Recepcionar los Abstracts del Congreso y elaborar el Libro de Abstracts.
  • Crear un programa social paralelo que complemente al programa científico enriqueciéndolo con visitas culturales a la ciudad sede del congreso, actividades lúdicas que permitan conocer la cultura de la ciudad sede del congreso, cena de gala como broche final al Congreso, etc…

 

¿Imaginabas que la Secretaría Técnica tenía un trabajo tan complejo y que el éxito de un Congreso depende de su trabajo en gran medida?

 

Una Wedding Planner sin WP el día de su boda

Empecemos por el principio, una Wedding Planner es alguien que asesora, diseña y organiza una boda. Su trabajo es hacer realidad los sueños de los novios consiguiendo que ese día sea exactamente Su Día, Su boda como un traje a medida, personalizada desde cero, lo que requiere mucha dedicación y esfuerzo.things-never-to-do

Una Wedding Planner está presente el día de la boda  para lograr que se cumpla  lo planeado durante meses con los novios, que se adelanta a los acontecimientos e imprevistos que pueden surgir.

Sabiendo todo esto y siendo la organización de bodas mi profesión me pregunto:¿es capaz de confiar una WP en otra WP para la organización y coordinación de su propia boda? Al menos la coordinación en ese día… Y eso que conoce compañeras muy profesionales de las que aprende en cada trabajo que comparte… ¿Somos capaces de delegar? Es exactamente lo que les pedimos a nuestros novios…

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Pues no lo hice…Si es mi trabajo, es absurdo. ¿Qué puede salir mal?, todo estará bajo control, y quizás por partida doble, triple…..no puede haber ocasión para los fallos. Así de ingenua era cuando decidí que mi boda la podía organizar WP en la que más confío: yo.

La seguridad en el trabajo de producción y la claridad de ideas de los meses previos no auguraban los contratiempos que me esperaban el Día “B”.

Me vestía de novia en el hotel en el que se iba a celebrar el banquete y la fiesta posterior. Ese mismo día, era dos personas en una: la Novia que quería disfrutar de ser novia, y la WP concienzuda, minuciosa y perfeccionista que no deja nada al azar en la organización. Antes, incluso, de ponerme mi vestido de novia hice la última “inspección” para ver que todo estaba saliendo según lo planeado. Ya tranquila, disfruté de ese momento especial.

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Así que salí del hotel vestida de novia del brazo de mi padrino con sensación de ligereza y de que todo estaba en orden ya que lo había comprobado todo, todo y todo. Al menos eso creía.

En la puerta del hotel debería estar aparcado un flamante coche clásico blanco que me había prestado un amigo y ¡oh, Dios Mío!, me encuentro un  viejo coche de un invitado, sin el brillo de un coche de novia, sin flores, sin engalanar al fin y al cabo  ¿Dónde está la cámara oculta? Saben que soy una paranoica del control y me han gastado una broma pesada? El generoso invitado que me presta el coche me informa que el mío se había estropeado. Ok, ¡Qué no cunda el pánico!. No importa. Seguimos. ¡Vamos allá!

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El drama se estaba cociendo….Cuando estábamos a punto de llegar a la Iglesia me doy cuenta de ¡ME FALTA EL RAMO! y ¿mi ramo? ¿Cómo no me di cuenta en el hotel? De ahí la sensación de ligereza…¡Le había pedido a la floristería que me lo llevaran al hotel! Y ¡no estaba en la habitación!, por supuesto, sin el ramo NO ME PODÍA CASAR me va a traer mala suerte, ¡!No sin mi ramo!!, y, así que obligué al conductor a dar media vuelta justo al lado de la iglesia ,convirtiéndome en una novia a la fuga en busca del ramo perdido.

Después de mucho buscar por fin apareció. ¿Qué había pasado? La floristería había cumplido y efectivamente lo había llevado al hotel;  todo el personal, en su afán de conservarlo perfecto decidió llevarlo a las neveras del restaurante y meterlo en frío, pero en el cambio de turno, ni los  botones ni nadie  se acordó de que había que  llevarlo a la habitación.

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¿Y el padrino? Pues tampoco se dio cuenta. ¿Y la familia de la novia? ¿Y las amigas? Nadie se dio cuenta. ¿Por qué? Porque “como tú eres una Wedding Planner estás al tanto de todo y cualquiera te dice nada” “suponemos que lo tienes todo controlado” No te has relajado en ningún momento” “Tu eres la que sabes” (:::)

Pero en ese momento ya no era una WP, Era una NOVIA con los nervios de una novia. Que necesitaba que alguien estuviera pendiente de mi.

Resultado: ¡Llegué media hora tarde a mi propia boda! Pobrecito, santo varón de mi novio asustado pensando que no iba a aparecer…

El colmo de los colmos fue no respetar el protocolo de la ceremonia y me ubiqué de manera incorrecta al entrar del brazo del padrino, a la salida de la ceremonia y… en las fotos…. ¡Cada vez que las veo! Cómo me hubiera gustado que alguien me hubiera recordado qué tenía que hacer. Eso sí, el resto de invitados, padrinos y niños de arras estaban correctamente: Los días anteriores había sacado mi látigo y habíamos ensayado hasta saciedad!

Ahora son meras anécdotas con las que tranquilizo y divierto a mis novias y trato de explicar que no se puede delegar tareas importantes a personas que son parte implicada en la boda, como familiares y amigos; en esos momentos los nervios están en el ambiente, a flor de piel y se contagian con un virus. Es ese momento cuando florece la Wedding Planner, cuando se aprecia su trabajo cuando esa mano amiga se convierte en tu apoyo, en tu amiga.

Así es nuestra profesión.

Conclusión: Debes contratar una WP aunque seas WP.

 

Seguridad en la organización de un evento

En la seguridad de cualquier evento, lo más importante es fijar unas medidas de protección visibles y entendibles para todos. Esto se refiere a los controles, la colocación de vallas, la presencia de policías, la acotación de entradas o el requerimiento de credenciales. Todo ello, pretende establecer unas medidas de seguridad de protección general del evento.

En protocolo, la seguridad no es responsabilidad del equipo de protocolo, pero si hay que tener en cuenta una serie de cuestiones que pueden afectar al desarrollo de un acto.

Se debe de estar atento a la protección de personalidades, protección de los invitados en general, posibles evacuaciones, control del catering, control de acceso, control de emergencias y control de transportes.

Lo primero que se  dispondrá será un  control de acceso, es decir, quien podrá entrar y con qué documentos. La invitación tiene, así, la misión de poder identificar a los invitados y prevenir cualquier altercado.

La seguridad exterior corresponde a la protección del espacio y supervisa la llegada de invitados.

La protección de invitados también es un aspecto a considerar. Esta es la zona más próxima al invitado o invitados sujetos a una seguridad especial, escoltas o guardaespaldas. Desde el punto de vista del protocolo, tenemos que garantizar la protección de estas personalidades pero sin que sus guardaespaldas o escoltas se conviertan en el centro del acto e interfieran en el desarrollo del mismo.

En definitiva, se deben evaluar los posibles riesgos, y la información, deberá ser verificada y analizada en función de su relevancia.

El meeting design, la estrategia en los eventos

Cuando estás planificando un evento ¿te paras a pensar y decidir como influir en tu cliente para conseguir la mayor repercusión y el mayor impacto posible? ¿Cómo lo vas a hacer?  Os contamos una técnica interesante en nuestro blog, el meeting design.

¿Qué es el meeting design?

El meeting design trata sobre la capacidad de influir en el comportamiento de nuestros invitados durante el evento para conseguir un impacto a largo plazo del evento.

Para conseguir estos objetivos hay que seguir algunos pasos que ahora detallamos:

– La localización. Elegir una localización que envíe los mensajes correctos que ayude a transmitir los mensajes a través de diferentes conceptos que puedes experimentar en ese lugar.

– Marcadores. Los objetos que utilizamos para conseguir un determinado comportamiento.

– La distribución. La distribución de la sala y el espacio también es muy importante.

– El contenido. Elegir un contenido interesante e impactante que despierte  la curiosidad de  los participantes en el evento de forma que se vieran implicados en él.

– Nuestro asistente es el protagonista. Es necesario dar un papel activo a los participantes del evento. Aprender acerca de sus expectativas, saber qué quieren conseguir con el evento, qué experiencia buscan.

– Usar los sentidos. Porque las sensaciones físicas asociadas con las emociones ayudan realmente a anclar el mensaje.

– ¿Por qué organizamos el evento?. Cuando se organiza algo, tienes que explicar siempre por qué lo haces.

Creemos que estas pautas pueden ayudar a conseguir una buena organización en los eventos. 

Fuente: Entreventos y Eventoplus